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发货单（DO）

发货单（DO）交易是指已按照卖方和买方的共同协议，由客户订购的商品的交货指令书。DO交易通常由买方发出采购订单（PO）开始，并由卖方记录为销售订单。

除了要交付的商品的详细信息外，DO还包含其他重要信息，如运输代理商、运输地址、车辆信息，以及参与交付的人员的名称。如有必要，添加其他重要信息。

在系统中，DO交易会减少仓库中的库存数量，并记录商品库存或临时债务的日记账。

在ERP应用程序中，发货单有几个重要功能，包括：

  • 优化交付和库存。 发货单通过提供关于库存和及时交货计划的准确信息，帮助公司优化交付和库存。有了这些信息，公司可以更有效地管理库存，确保所需的商品始终可用。
  • 提高交货准确性。 发货单可以通过提供完整的订单和交货信息，包括产品或服务的类型、要运送的数量以及运输地址的信息，来帮助提高交货的准确性。有了这些信息，公司可以最小化在交货过程中可能出现的人为错误。
  • 降低运输成本。 发货单可以通过优化运输路线，并确保发运的货物与订单和交货计划相符，帮助公司降低运输成本。因此，公司可以降低运输成本并提高交货效率。
  • 提高客户满意度。 发货单可以通过提供关于运输和计划的准确信息，帮助提高客户满意度。有了这些信息，客户可以安排他们的货物接收计划，并确保他们接收的货物符合订单和期望的规格。
  • 提高操作效率。 发货单可以通过自动化运输过程和加速交货时间，帮助提高操作效率。通过自动化运输过程，公司可以最小化人为错误并提高生产力。

设置​

要记录发货单交易，选择销售菜单，然后点击发货单菜单。系统将显示如图5.3所示的DO交易菜单。

发货单

图5.3 - 发货单

以下是完成发货单（DO）交易的步骤：

  1. 在你打开的DO交易列表上点击添加项目[+]按钮。请参见图5.3a。

  2. 接下来，系统将显示如图5.3b所示的添加项目表单。按客户筛选。勾选所需的交易，然后点击创建按钮以进行DO交易。

发货单

图5.3a - 发货单列表

发货单

图5.3b - 发货单添加项目

  1. 在从SO交易进行添加项目操作后，系统将显示已包含先前选择的SO信息的DO交易表单。

  2. 仔细检查以确保数据的准确性。以下是DO交易信息的详细解释：

    • 在DO No字段中，系统将自动提供编号，但如有必要，你仍可以编辑。
    • 在交货日期字段中，系统将提供与打开此表单时计算机上的日期相同的日期。但是，你可以根据你的需要编辑此DO表单的日期。
    • 在DO日期字段中，输入DO文档日期信息。
    • 在分部（Division）组合框中，如果你的公司按分部分配，系统将显示与此订单相关的分部。
    • 在部门（Department）组合框中，如果你的公司按部门分配，系统将显示与此订单相关的部门名称。
    • 在申请人（Requestor）字段中，输入与客户订单相关的负责人（PIC）的信息。
    • 在客户（Customer）组合框中，系统将显示你先前选择的供应商名称。
    • 在项目（Project）组合框中，系统将显示与相关请求交易相关的项目名称。
    • 在员工（Employee）组合框中，系统将显示公司的货物交付负责人（PIC）。
    • 在交货条款（Delivery Term）组合框中，选择交易的交货条款。
    • 在联系人（Contact）字段中，如果有必要，输入另一位官员的姓名。
    • 在货运代理（Shipping Agent）组合框中，选择相关交易的货运代理。
    • 在发货至（Shipping to）组合框中，如果与客户地址不同，选择发货地址。
    • 在发货地址（Shipping Address）字段中，系统将显示在客户主文件中已完成的发货地址的地址。

  3. 完成数据输入后，系统将自动显示你从先前的SO交易中获取的产品。 a. SO编号，包含产品的SO参考编号。如果需要，一份DO可以一次性交付多个SO编号。 b. 部件名称/产品，包含已选产品的名称信息。 c. 仓库，包含取出产品的仓库位置。 d. 数量，包含收到的产品的数量。如有必要，进行修改。 e. 批号，选择产品的批号。 f. 数量，显示发货商品的总数量。 g. 税费和预提所得税，包含产品的税费信息。 h. CoA，包含产品要借记的账户的信息。 i. 备注，为你订单中的每个产品在备注功能中创建更详细和具体的备注。

  4. 完成后，点击交易顶部的保存按钮保存数据。

  5. 在交易上方的导航按钮上，进行必要的交易状态更改。系统提供的选择是：

    • 录入，仍在将DO交易数据注册到系统的过程中。在此状态下，数据仍然可以编辑和删除。
    • 确认，交易数据已确认到系统但尚未过账。在此状态下，数据无法编辑，除非首先将确认状态更改为修订状态。
    • 运行，交易数据已过账到系统。在确认状态之后运行此状态，如果你不使用运行状态，则无法进行到下一个表单（在此情况下为发票表单）。与确认状态类似，要编辑运行状态数据，必须首先将其更改为修订状态。
    • 修订，此状态仅用于编辑数据，但不能删除/消除此表单上的（全部）交易数据。
    • 挂起，交易表单暂时关闭，意在延期。此状态仍然可以打开以再次继续。如果你从DO表单已经继续打开供应商发票表单，并对DO表单给予挂起状态，则发票交易表单和收据交易也将被延期。
    • 取消，交易表单已取消，无法重新打开。
    • 关闭，所有交易表单都已关闭，无法重新打开。

  6. 将录入状态更改为确认，然后运行以过账此交易，并使用向导功能如果你想进行到下一个表单，但你也可以在下一个交易中以手动方式（添加项目）在此情况下为发票。

  7. 要显示和打印交易文件，点击预览按钮。