Claim Expenses
Claim Expenses merupakan modul yang digunakan untuk merujuk kepada tindakan atau proses mengajukan klaim untuk mendapatkan penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh seseorang suatu perusahaan dalam rangka menjalankan aktivitas bisnis atau tugas pekerjaan. Klaim biaya ini umumnya diajukan kepada pemberi kerja atau kepada lembaga yang memiliki aturan atau program penggantian biaya, dengan melakukan pengisian formulir klaim yang mencakup rincian biaya yang diminta untuk penggantian.
Soficloud menyediakan fitur untuk mengajukan klaim untuk mendapatkan penggantian biaya secara langsung yang dapat mengelompokkan beberapa biaya langsung menjadi suatu transaksi.
Setup
Untuk mencatat form Claim Expenses, pilih menu Cash & Bank lalu klik menu Claim Expenses. Sistem akan menampilkan menu transaksi Claim Expenses seperti pada Gambar 5.5.1
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melengkapi modul Claim Expenses:
- Klik tombol entry untuk melakukan pengisian modul Claim Expenses seperti pada Gambar 5.5.2 berikut:
- Selanjutnya sistem akan menampilkan modul Claim Expenses yang dapat dilengkapi seperti pada Gambar 5.5.3 berikut:
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melakukan pengisian Claim Expenses:
Pada field Request No, sistem akan memberikan penomoran akan tetapi Anda masih bisa mengedit sesuai dengan kepentingan atau standar perusahaan.
Pada field Date, sistem akan memberikan tanggal yang sama dengan pada tanggal pada computer Anda pada saat form ini dibuka. Akan tetapi, Anda dapat mengedit tanggal form Claim Expenses ini sesuai dengan kepentingan Anda.
Require date, sistem akan memberikan tanggal yang sama dengan pada tanggal pada computer Anda pada saat form ini dibuka. Akan tetapi, Anda dapat mengedit tanggal dibutuhkannya penggantian biaya
Pada combo box Requestor, pilih nama karyawan Anda yang melakukan permohonan pengajuan penggantian biaya
Pada field Purpose, isilah tujuan dari membuat form Claim Expenses.
Pada field Description, deskripsikan pengajuan biaya Anda
Pada combo box Project, pilih project yang terkait atas transaksi Claim Expenses bersangkutan.
Pada combo box Division, pilih divisi yang bertanggung jawab atas pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per divisi.
Pada combo box Department, pilih nama department yang bertanggung jawab atas pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per department
- Setelah melengkapi data data tersebut, secara otomatis sistem akan menampilkan kolom pilihan pengisian expenses. Lakukan pengisian expenses sesuai kebutuhan Anda:
Product, lakukan pencarian expenses name atau code dari daftar product yang sudah Anda daftarkan sebelumnya.
Quantity, isi kuantitas expenses yang ingin dilakukan penggantian biaya.
Price, isi harga dari expenses yang bersangkutan
Supplier, pilih supplier atas expenses yang ingin dilakukan penggantian biaya
Note, deskripsikan secara lengkap biaya tersebut.
- Jika semua field sudah terisi maka Anda dapat melakukan klik pada tombol Add Product seperti pada Gambar 5.5.4:
- Jika semua expenses telah ditambahkan maka anda dapat menyimpan form Claim Expenses seperti pada Gambar 5.5.5
- Pada tombol navigation di atas transaksi, lakukan perubahan status transaksi yang diperlukan. Pilihan yang disediakan oleh sistem adalah:
Entry, masih dalam proses mendaftarkan data transaksi form kedalam sistem. Pada status ini data masih dapat diedit dan dihapus.
Confirm, data transaksi dikonfirmasikan ke sistem tetapi belum terposting. Pada status ini data tidak dapat diedit kecuali status Confirm diubah terlebih dahulu menjadi status Revise.
Running, data transaksi diposting kedalam sistem. Status ini dijalankan setelah status Confirm, jika Anda tidak menggunakan status Running maka Anda tidak akan bisa melanjutkan ke form berikutnya (dalam hal ini form Account Payable). Sama halnya dengan status Confirm, untuk mengedit data status Running terlebih dahulu harus diubah ke status Revise.
Revise, status ini digunakan hanya untuk mengedit data tetapi tidak dapat menghapus/ menghilangkan (semua) data transaksi pada form ini.
Pending, form transaksi tersebut ditutup sementara dengan maksud penundaan. Status ini masih bisa dibuka untuk dilanjutkan kembali
Cancel, form transaksi dibatalkan dan tidak dapat dibuka kembali.
Ganti status Entry menjadi Confirm, untuk mengonfirmasi form Claim Expenses
Jika status Claim Expenses sudah Confirm, maka para pemangku kepentingan yang telah ditentukan pada modul setup akan menerima email untuk melakukan approval
Status Approval dapat dilihat dengan cara melakukan klik pada tombol Status Approval seperti pada Gambar 5.5.6 dan contoh status approval akan ditampilkan seperti pada Gambar 5.5.7
- Para pemangku kepentingan dapat menyetujui transaksi yang ingin dibayarkan ataupun menolak transaksi yang ingin dibayarkan. Jika melakukan approve/reject di tombol navigasi maka otomatis akan melakukan approve/reject secara keseluruhan seperti pada Gambar 5.5.8
- Jika ingin melakukan reject pada suatu transaksi dan ingin melakukan approve pada transaksi lainnya dapat melakukan klik pada tombol approve/reject pada kolom detail transaksi seperti pada Gambar 5.5.9
- Jika status Approval telah terselesaikan maka status form Claim Expense dapat diubah menjadi running seperti contoh Gambar 5.5.10 dan dapat dilanjutkan untuk melakukan pembayaran di modul Account Payable.
