経費請求

経費請求モジュールは、業務活動や仕事を遂行する過程で、会社に代わって個人が負担した費用の払い戻しを受けるために請求を提出する行為またはプロセスを指します。これらの経費請求は通常、雇用主または費用の払い戻しに関する規則やプログラムを持つ組織に提出され、払い戻しを要求する費用の詳細が記載された請求フォームを記入して提出します。

Soficloudは、複数の直接経費を1つの取引にまとめて直接払い戻しを申請する機能を提供します。

セットアップ

経費請求フォームを記録するには、Cash & Bank メニューを選択し、Claim Expenses メニューをクリックします。システムは図5.5.1のように経費請求取引メニューを表示します。

図 5.5.1 - 経費請求

経費請求モジュールを完了する手順は次のとおりです：

1. 図5.5.2に示すように、entry ボタンをクリックして経費請求モジュールを記入します：

   

   図 5.5.2 - 経費請求

2. 次に、システムは図5.5.3に示すように経費請求モジュールを表示し、これを完了することができます：

   

   図 5.5.3 - 経費請求

経費請求フォームを記入する手順は次のとおりです：

• Request No フィールドでは、システムが自動的に番号を割り当てますが、会社の要件や標準に従って編集することができます。
• Date フィールドでは、フォームを開いた時点でコンピュータの設定に基づいて現在の日付が表示されます。ただし、必要に応じて経費請求フォームの日付を編集することができます。
• Require date フィールドでは、システムが再び現在の日付を表示しますが、払い戻しが必要な日付を変更することができます。
• Requestor コンボボックスで、払い戻し請求を提出する従業員の名前を選択します。
• Purpose フィールドに経費請求フォームの目的を入力します。
• Description フィールドに、請求する経費の詳細を記入します。
• Project コンボボックスで、経費請求取引に関連するプロジェクトを選択します。
• Division コンボボックスで、会社が部門別に割り当てる場合、この注文を担当する部門を選択します。
• Department コンボボックスで、会社が部門別に割り当てる場合、この注文を担当する部門を選択します。

3. データを完了した後、システムは自動的に経費を記入するための選択列を表示します。必要に応じて経費を記入します：

• Product: 以前に登録した製品リストから経費名またはコードを検索します。
• Quantity: 払い戻しを要求する経費の数量を入力します。
• Price: 該当する経費の価格を入力します。
• Supplier: 払い戻しを希望する経費の供給者を選択します。
• Note: 経費の詳細を説明します。

4. すべてのフィールドが記入されたら、図5.5.4に示すように Add Product ボタンをクリックします：

   

   図 5.5.4 - 経費請求

5. すべての経費が追加されたら、図5.5.5に示すように経費請求フォームを保存できます：

   

   図 5.5.5 - 経費請求

6. トランザクションの上部にあるナビゲーションボタンで、必要なトランザクションの状態を変更します。システムで提供されているオプションは次のとおりです：

• Entry: トランザクションフォームのデータ入力プロセスが進行中です。この状態では、データを編集または削除することができます。
• Confirm: トランザクションデータがシステムで確認されましたが、まだ投稿されていません。この状態では、Confirmの状態を最初にReviseに変更しない限り、データを編集することはできません。
• Running: トランザクションデータがシステムに投稿されました。この状態はConfirmの後に適用されます。Running状態を使用しない場合、次のフォーム（この場合はAccount Payableフォーム）に進むことができません。Confirm状態と同様に、Running状態のデータを編集するには、最初に状態をReviseに変更する必要があります。
• Revise: この状態はデータの編集のみに使用され、このフォームのすべてのトランザクションデータを削除/削除することはできません。
• Pending: トランザクションフォームが一時的に閉じられます。この状態では、プロセスを続行するために再び開くことができます。
• Cancel: トランザクションフォームがキャンセルされ、再び開くことはできません。

7. Entry 状態を Confirm に変更して、経費請求フォームを確認します。

8. 経費請求の状態がConfirmで確認されると、設定モジュールで指定された関係者が承認のためにメールを受け取ります。

9. 承認状態は、図5.5.6に示されているように Status Approval ボタンをクリックして確認できます。承認状態の例は図5.5.7のように表示されます：

   

   図 5.5.6 - 経費請求

   

   図 5.5.7 - 経費請求

10. 関係者は、取引を支払うか拒否することができます。ナビゲーションボタンを通じて承認/拒否を行うと、全体の取引が自動的に承認/拒否されます。図5.5.8に示されているように：

    

    図 5.5.8 - 経費請求

11. 1つの取引を拒否し、他の取引を承認する場合、取引の詳細列にある承認/拒否ボタンをクリックできます。図5.5.9に示されているように：

    

    図 5.5.9 - 経費請求

12. 承認状態が完了したら、経費請求フォームの状態を Running に変更し、Account Payableモジュールで支払いを進めることができます。図5.5.10に示されているように：

    

    図 5.5.10 - 経費請求

    

    図 5.5.11 - 経費請求