비용 청구
비용 청구 모듈은 비즈니스 활동 또는 업무를 수행하는 과정에서 개인이 회사 대신 발생시킨 비용에 대해 환급을 받기 위해 청구를 제출하는 행위 또는 절차를 나타내는 데 사용됩니다. 이러한 비용 청구는 일반적으로 고용주나 비용 환급 규칙 또는 프로그램이 있는 조직에 제출되며, 환급을 요청하는 비용에 대한 세부 사항이 포함된 청구 양식을 작성하여 제출합니다.
Soficloud는 여러 직접 비용을 하나의 거래로 그룹화할 수 있는 직접 환급 청구 기능을 제공합니다.
설정
비용 청구 양식을 기록하려면 Cash & Bank 메뉴를 선택한 다음 Claim Expenses 메뉴를 클릭합니다. 시스템은 그림 5.5.1과 같이 비용 청구 거래 메뉴를 표시합니다.
비용 청구 모듈을 완료하는 단계는 다음과 같습니다:
entry 버튼을 클릭하여 그림 5.5.2에 표시된 대로 비용 청구 모듈을 작성합니다:
그림 5.5.2 - 비용 청구 다음으로 시스템은 그림 5.5.3에 표시된 대로 비용 청구 모듈을 표시하며, 이 모듈을 작성할 수 있습니다:
그림 5.5.3 - 비용 청구
비용 청구 양식을 작성하는 단계는 다음과 같습니다:
- Request No 필드에서 시스템은 자동으로 번호를 할당하지만, 회사의 요구 사항이나 표준에 따라 편집할 수 있습니다.
- Date 필드에서 시스템은 양식을 여는 시점에 컴퓨터의 설정에 따라 현재 날짜를 표시합니다. 그러나 필요에 따라 비용 청구 양식의 날짜를 편집할 수 있습니다.
- Require date 필드에서 시스템은 다시 현재 날짜를 표시하지만, 환급이 필요한 날짜를 수정할 수 있습니다.
- Requestor 콤보 상자에서 환급 요청을 제출하는 직원의 이름을 선택합니다.
- Purpose 필드에서 비용 청구 양식의 목적을 입력합니다.
- Description 필드에서 청구하는 비용을 설명합니다.
- Project 콤보 상자에서 비용 청구 거래와 관련된 프로젝트를 선택합니다.
- Division 콤보 상자에서 회사가 부서별로 할당하는 경우 이 주문을 담당하는 부서를 선택합니다.
- Department 콤보 상자에서 회사가 부서별로 할당하는 경우 이 주문을 담당하는 부서를 선택합니다.
- 데이터를 완료한 후 시스템은 자동으로 비용 입력을 위한 선택 열을 표시합니다. 필요에 따라 비용을 입력합니다:
- Product: 이전에 등록한 제품 목록에서 비용 이름 또는 코드를 검색합니다.
- Quantity: 환급을 요청하는 비용의 수량을 입력합니다.
- Price: 해당 비용의 가격을 입력합니다.
- Supplier: 환급을 원하는 비용의 공급자를 선택합니다.
- Note: 비용에 대한 자세한 설명을 제공합니다.
모든 필드가 입력되면 그림 5.5.4에 표시된 대로 Add Product 버튼을 클릭합니다:
그림 5.5.4 - 비용 청구 모든 비용이 추가되면 그림 5.5.5에 표시된 대로 비용 청구 양식을 저장할 수 있습니다:
그림 5.5.5 - 비용 청구 거래 상단의 내비게이션 버튼에서 필요한 거래 상태 변경을 수행합니다. 시스템에서 제공하는 옵션은 다음과 같습니다:
- Entry: 거래 양식의 데이터 입력 과정이 계속 진행 중입니다. 이 상태에서는 데이터를 편집하거나 삭제할 수 있습니다.
- Confirm: 거래 데이터가 시스템에 확인되었지만 아직 게시되지 않았습니다. 이 상태에서는 Confirm 상태를 먼저 Revise로 변경하지 않는 한 데이터를 편집할 수 없습니다.
- Running: 거래 데이터가 시스템에 게시되었습니다. 이 상태는 Confirm 후에 적용됩니다. Running 상태를 사용하지 않으면 다음 양식(이 경우 Account Payable 양식)으로 진행할 수 없습니다. Confirm 상태와 마찬가지로 Running 상태의 데이터를 편집하려면 먼저 상태를 Revise로 변경해야 합니다.
- Revise: 이 상태는 데이터를 편집하는 데만 사용되며 이 양식의 모든 거래 데이터를 삭제/제거할 수 없습니다.
- Pending: 거래 양식이 지연 목적으로 임시로 닫힙니다. 이 상태에서는 프로세스를 계속 진행할 수 있도록 다시 열 수 있습니다.
- Cancel: 거래 양식이 취소되어 다시 열 수 없습니다.
Entry 상태를 Confirm으로 변경하여 비용 청구 양식을 확인합니다.
비용 청구 상태가 Confirm으로 확인되면 설정 모듈에서 지정한 이해 관계자가 승인을 위해 이메일을 받게 됩니다.
승인 상태는 그림 5.5.6에 표시된 대로 Status Approval 버튼을 클릭하여 확인할 수 있으며, 승인 상태 예시는 그림 5.5.7과 같이 표시됩니다:
그림 5.5.6 - 비용 청구 
그림 5.5.7 - 비용 청구 이해 관계자는 지급할 거래를 승인하거나 거부할 수 있습니다. 내비게이션 버튼을 통해 승인/거부를 수행하면 전체 거래가 자동으로 승인/거부됩니다. 그림 5.5.8에 표시된 대로:
그림 5.5.8 - 비용 청구 하나의 거래를 거부하고 다른 거래를 승인하려면 거래 세부 사항 열의 승인/거부 버튼을 클릭할 수 있습니다. 그림 5.5.9에 표시된 대로:
그림 5.5.9 - 비용 청구 승인 상태가 완료되면 비용 청구 양식 상태를 Running으로 변경할 수 있으며, Account Payable 모듈에서 결제를 진행할 수 있습니다. 그림 5.5.10에 표시된 예시와 같이:
그림 5.5.10 - 비용 청구 
그림 5.5.11 - 비용 청구