Purchase Order

Purchase Order (PO) atau Pesanan Pembelian merupakan document yang berisi rangkuman barang yang dipesan kepada pemasok (supplier). Dokument ini juga berfungsi sebagai kontrak resmi yang berisi kesepakatan tentang barang yang pembeli inginkan dari pemasok. Dokument PO tentunya akan berisi informasi lengkap terkait termin pembelian serta spesifikasi barang yang akan dibeli.

Soficloud melengkapi transaksi PO dengan fitur monitoring terhadap dokumen Permintaan (PR) maupun terhadap dokumen Penerimaan Barang (GRN) sehingga informasi progress pesanan tersaji secara langsung (realtime). Dilengkapi dengan format penomoran otomatis dan juga penambahan Tipe Dokumen PO, membuat Analisa transaksi lebih tajam dan akurat. Anda juga dapat membuat design PO beragam sesuai dengan kebutuhan transaksi dan juga menambah extended field untuk tambahan informasi penting lainnya.

Setup

Untuk mencatat transaksi Purchase Order, pilih menu Procurement lalu klik menu Purchase Order. Sistem akan menampilkan menu transaksi PR seperti pada gambar 5.1.2

Gambar 5.1.2 - Purchase Order

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melengkapi transaksi Purchase Order :

1. Klik tombol Add Item pada transaksi Purchase Order yang telah Anda buka. Lihat pada gambar 5.1.2a berikut :

Gambar 5.1.2a - Purchase Order

2. Selanjutnya sistem akan menampilkan form add item seperti pada gambar 5.1.2b. Lakukan pemilihan data PR dan Supplier yang akan dilanjutkan ke transaksi PO yang Anda perlukan. Secara otomatis, sistem akan memindahkan semua informasi produk yang dipesan ke dalam transaksi Purchase Order. Lakukan delete product atau edit qty jika diperlukan. Klik tombol Create untuk membuat transaksi PO

Gambar 5.1.2b - Add Item

3. Setelah dilakukan proses Add Item dari transaksi PR, selanjutnya sistem kan menampilkan form transaksi Purchase Order yang telah berisi informasi dari PR yang telah dipilih

4. Lakukan pengecekan ulang untuk memastikan kebenaran data. Berikut adalah penjelasan detil tentang informasi yang ada pada transaksi Purchase Order :

   • Pada field PO No, system secara otomatis akan memberikan penomoran akan tetapi Anda masih bisa mengedit sesuai dengan kepentingan atau standar perusahaan.
   • Pada field Date, sistem akan memberikan tanggal yang sama dengan tanggal pada computer Anda pada saat form ini dibuka. Tetapi Anda dapat mengedit tanggal form Purchase order ini sesuai dengan kepentingan Anda.
   • Pada combo box PO Type, pilih jenis Purchase Order yang diperlukan. Anda dapat mendefinisikan sendiri type atau jenis PO yang dibutuhkan perusahaan
   • Pada combo box Supplier, sistem akan menampilkan nama suplier yang sebelumnya telah Anda pilih. Anda dapat melakukan perubahan jika diperlukan
   • Pada field Contact, ketikkan nama orang (contact person) dari perusahaan supplier yang bertanggung jawab atas dokumen Purchase Order yang telah diajukan.
   • Pada combo box Payment Term, pilih termin pembayaran dari PO bersangkutan. Secara default, sistem akan menampilkan payment term dari pilihan supplier bersangkutan yang telah dilengkapi sebelumnya terkait informasi payment term-nya.
   • Pada combo box Purchaser, pilih nama petugas pembelian yang terkait dengan penerbitan dokumen tersebut
   • Pada combo box Division, pilih divisi yang berkaitan atas pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per divisi.
   • Pada combo box Department, pilih nama department yang berkaitan atas pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per department.
   • Pada combo box Project, pilih project yang terkait atas transaksi request bersangkutan
   • Pada combo box Machine, cantumkan nama mesin jika pesanan terkait dengan keperluan mesin tertentu. Abaikan jika tidak berkaitan
   • Pada field Ref No, ketik informasi nomor referensi jika diperlukan

5. Setelah melengkapi data data tersebut, secara otomatis sistem akan menampilkan product yang telah Anda ambil dari transaksi PR sebelumnya.

   • Product, berisi informasi nama produk yang telah dipilih
   • Quantity, berisi kuantitas produk yang ingin dipesan. Lakukan perubahan jika diperlukan
   • Rec Qty, akan menginformasikan kepada Anda jumlah Qty dari product bersangkutan yang telah diterima
   • O/S GRN, menampilkan berapa jumlah qty barang yang masih belum diterima
   • Tax, secara default akan menampilkan data pajak yang akan dikenakan pada transaksi sesuai dengan setup yang telah di tentukan pada product bersangkutan di master part
   • PPh, seperti halnya Tax PPN di atas, sistem juga akan mengaktifkan pemotongan PPh jika product bersangkutan dikenakan tarif PPh tertentu
   • Price, berisi informasi harga dari produk bersangkutan. Lakukan entry atau editing harga jika diperlukan
   • Amount, menampilkan total qty x price
   • Req Date, berisi informasi tanggal diperlukannya product bersangkutan
   • CoA, berisi informasi akun yang akan di debit dari product bersangkutan
   • Note, buat catatan lebih detil dan spesifik pada fasilitas Note di setiap produk yang Anda pesan

6. Setelah selesai, klik tombol Save di bagian atas transaksi untuk melakukan penyimpanan data

7. Pada tombol navigation di atas transaksi, lakukan perubahan status transaksi yang diperlukan. Pilihan yang disediakan oleh sistem adalah:

   + Entry, masih dalam proses mendaftarkan data transaksi form PR kedalam sistem. Pada status ini data masih dapat diedit dan dihapus.
   + Confirm, data transaksi dikonfirmasikan ke sistem tetapi belum terposting. Pada status ini data tidak dapat diedit kecuali status Confirm diubah terlebih dahulu menjadi status Revise.
   + Running, data transaksi diposting kedalam sistem. Status ini dijalankan setelah status Confirm, jika Anda tidak menggunakan status Running maka Anda tidak akan bisa melanjutkan ke form berikutnya (dalam hal ini form GRN) . Sama halnya dengan status Confirm, untuk mengedit data status Running terlebih dahulu harus diubah ke status Revise.
   + Revise, status ini digunakan hanya untuk mengedit data tetapi tidak dapat menghapus/ menghilangkan (semua) data transaksi pada form ini. 
   + Pending, form transaksi tersebut ditutup sementara dengan maksud penundaan. Status ini masih bisa dibuka untuk dilanjutkan kembali. Jika dari form PO tersebut 
   Anda telah melanjutkan membuka form GRN, dan Supplier Invoice dan Anda memberikan status Pending pada form PO tersebut, maka form transaksi GRN/Receive Invoice/Payment juga akan mengalami penundaan (postpone).
   + Cancel, form transaksi dibatalkan dan tidak dapat dibuka kembali. 
   + Close, semua form transaksi ditutup dan tidak dapat dibuka kembali. 

8. Ganti status Entry menjadi Confirm, kemudian Running untuk memposting transaksi ini dan gunakan fasilitas wizard jika Anda ingin melanjutkan ke form berikutnya, tetapi Anda juga dapat menggunakan cara manual (add item) pada transaksi berikutnya dalam hal ini Goods Receipt Note.

9. Untuk menampilkan dokumen transaksi, klik tombol Preview

10. Klik Send Email jika diperlukan untuk mengirimkan dokument tersebut ke alamat email suplier bersangkutan