メインコンテンツまでスキップ

購買発注

購買発注（PO）は、サプライヤーから注文された商品の要約が記載された文書です。この文書はまた、バイヤーがサプライヤーから求める商品についての合意を含む公式の契約書としても機能します。もちろん、PO文書には、購入条件や購入する商品の仕様に関連する完全な情報が含まれます。

Soficloudは、要求（PR）文書および商品受領（GRN）文書の監視機能とともにPO取引を補完しているため、注文の進行情報がリアルタイムで提示されます。自動的な番号付けフォーマットとPO文書タイプの追加が装備されており、取引分析がより鋭く、正確になります。また、取引のニーズに合わせてさまざまなPOデザインを作成し、他の重要な追加情報のための拡張フィールドを追加することもできます。

設定​

購買発注取引を記録するには、調達メニューを選択し、購買発注メニューをクリックします。システムは図5.1.2に示すように、PR取引メニューを表示します。

Purchase Order

図 5.1.2 - 購買発注

購買発注取引を完了するための手順は以下の通りです：

  1. 開いた購買発注取引の「アイテムを追加」ボタンをクリックします。下記の図5.1.2aを参照してください：

Purchase Order

図 5.1.2a - 購買発注

  1. 次に、システムは図5.1.2bに示すようにアイテムの追加フォームを表示します。必要なPO取引に続くPRとサプライヤーのデータの選択を行います。自動的に、システムは注文された商品のすべての情報を購買発注取引に転送します。必要に応じて商品を削除したり、数量を編集したりします。PO取引を作成するには、「作成」ボタンをクリックします。

Purchase Order

図 5.1.2b - アイテムの追加

  1. PR取引からのアイテム追加プロセスが完了した後、システムは前に選択されたPRから情報を含んだ購買発注取引フォームを表示します。

  2. データの正確さを再確認してください。以下に購買発注取引の情報について詳しく説明します：

    • PO Noフィールドでは、システムは自動的に番号付けを行いますが、会社の利益や基準に従って編集することも可能です。
    • Dateフィールドでは、このフォームが開かれた時点でのコンピューターの日付と同じ日付がシステムにより提供されます。しかし、この購買発注フォームの日付は必要に応じて編集できます。
    • PO Typeコンボボックスでは、必要な購買発注のタイプを選択します。会社が必要とするPOの種類やタイプを自己定義することができます。
    • Supplierコンボボックスでは、システムが事前に選択したサプライヤーの名前を表示します。必要に応じて変更を行うことができます。
    • Contactフィールドでは、提出された購買発注書の責任者であるサプライヤー会社の担当者（連絡先）の名前を入力します。
    • Payment Termコンボボックスでは、関連するPOの支払い期間を選択します。デフォルトでは、システムは前もってその支払い期間情報が完了している選択したサプライヤーの支払い期間を表示します。
    • Purchaserコンボボックスでは、文書の発行に関連する購入担当者の名前を選択します。
    • Divisionコンボボックスでは、会社が部門ごとに割り当てる場合、この注文に関連する部門を選択します。
    • Departmentコンボボックスでは、会社が部門ごとに割り当てる場合、この注文に関連する部門の名前を選択します。
    • Projectコンボボックスでは、関連するリクエスト取引に関連するプロジェクトを選択します。
    • Machineコンボボックスでは、注文が特定の機械のニーズに関連している場合、機械の名前を含めます。関連しない場合は無視します。
    • 必要に応じて、Ref Noフィールドに参照番号の情報を入力します。

  3. データの入力が完了すると、システムは自動的に前のPR取引から取得した商品を表示します。

    • Product, 選択された商品名の情報を含みます。
    • Quantity, 注文したい商品の数量を含みます。必要に応じて変更を行います。
    • Rec Qty, 関連する商品の受け取った数量を表示します。
    • O/S GRN, まだ受け取られていない商品の数量を表示します。
    • Tax, デフォルトでは、マスターパートの該当商品に設定された税金が取引に課される税金のデータを表示します。
    • PPh, 上記のPPN Taxと同様に、該当する商品が特定のPPh率の対象である場合、システムはPPh控除を有効にします。
    • Price, 関連する商品の価格情報を含みます。必要に応じて入力や価格編集を行います。
    • Amount, 合計数量 x 価格を表示します。
    • Req Date, 該当する商品が必要な日付の情報を含みます。
    • CoA, 該当する商品から借方記入するアカウントの情報を含みます。
    • Note, 注文する各商品に対してNote機能でより詳細で特定のメモを作成します。

  4. 終了したら、取引の上部にあるSaveボタンをクリックしてデータを保存します。

  5. トランザクションの上部にあるナビゲーションボタンで、必要に応じてトランザクションステータスを変更します。システムが提供する選択肢は次のとおりです：

    • Entry, PRフォームのトランザクションデータをシステムに登録するプロセス中です。このステータスでは、データはまだ編集や削除が可能です。
    • Confirm, トランザクションデータはシステムに確認されていますが、まだ投稿されていません。このステータスでは、Confirmステータスを先にReviseステータスに変更しない限り、データは編集できません。
    • Running, トランザクションデータがシステムに投稿されます。このステータスはConfirmステータスの後に実行されます。Runningステータスを使用しない場合、次のフォーム（この場合はGRNフォーム）に進むことはできません。Confirmステータスと同様に、Runningステータスのデータを編集するためには、先にReviseステータスに変更する必要があります。
    • Revise, このステータスはデータを編集するだけで、このフォーム上のトランザクションデータを削除/排除することはできません。
    • Pending, トランザクションフォームは一時的に遅延のために閉じられます。このステータスは、引き続き開くことができます。そのPOフォームからGRNフォーム、Supplier Invoiceを開き、POフォームにPendingステータスを付けた場合、GRN/Receive Invoice/Paymentトランザクションフォームも延期されます。
    • Cancel, トランザクションフォームはキャンセルされ、再オープンすることはできません。
    • Close, すべてのトランザクションフォームは閉じられ、再オープンすることはできません。

  6. EntryステータスをConfirmに変更し、次にRunningに変更してこのトランザクションを投稿します。次のフォームに進むためにウィザード機能を使用することもできますが、次のトランザクションでは手動方法（アイテムの追加）を使用することもできます。この場合、Goods Receipt Noteです。

  7. トランザクションの文書を表示するには、[Preview] ボタンをクリックします。

  8. 必要に応じて、[Send Email] をクリックして文書をサプライヤーの電子メールアドレスに送信します。