良品受領伝票

供給者が商品を送付する際、配送指示書（DO）を必ず同封します。この配送指示書には、配送指示書の日付、商品名、商品の数量、送付される商品のPO（購入注文）番号などの情報が表示されます。店舗マネージャーの仕事は、商品の数量と種類が注文と一致すること、また商品を物理的に確認して損傷がないことを確認することです。

受領証明の書類として、店舗マネージャーは良品受領伝票の取引を準備し、商品受領証明フォームを印刷します。これは、供給者が送った商品が受け取られ、検査され、注文と一致していることを意味します。商品の受領に関する詳細なSOPが準備されています。アプリケーションはすべての手順を相互接続させ、各ステージのための報告書を自動的に保護し、準備します。

設定

良品受領伝票の取引を記録するためには、調達メニューを選択し、その後良品受領伝票メニューをクリックします。システムは、図5.1.3に示すようなGRN取引メニューを表示します。

図5.1.3 - 良品受領伝票

以下に、良品受領伝票（GRN）取引を完了するための手順を示します：

1. 開いたGRN取引リストのアイテム追加[+]ボタンをクリックします。図5.1.3aを参照してください。
2. 次に、システムは図5.1.3bに示すようなアイテム追加フォームを表示します。その後、供給者のDO番号を入力し、必要に応じて倉庫とロット番号を選択します。希望する取引にチェックを入れ、作成ボタンをクリックしてGRN取引を作成します。

図5.1.3a - 良品受領伝票

図5.1.3b - トランザクションの追加

4. データの正確性を再確認します。以下に、GRN取引の情報の詳細な説明を示します：

   • 「Receive No」フィールドでは、システムが自動的に番号を提供しますが、会社のニーズや基準に合わせて編集することも可能です。
   • 「DO No From Supplier」フィールドには、アイテム追加の過程で前もって記入した供給者のDO番号が含まれています。必要に応じて変更してください。
   • 「Receive Date」フィールドでは、システムがこのフォームを開いた時点のコンピュータの日付と一致する日付を提供します。しかし、GRNフォームの日付はニーズに応じて編集可能です。
   • 「DO Date」フィールドに、供給者のDO文書の日付情報を入力します。
   • 「Division」コンボボックスでは、会社が部門ごとに割り当てる場合、この注文に関連する部門をシステムが表示します。
   • 「Department」コンボボックスでは、会社が部門ごとに割り当てる場合、この注文に関連する部門の名前をシステムが表示します。
   • 「Project」コンボボックスでは、システムが各リクエスト取引に関連するプロジェクトの名前を表示します。
   • 「Supplier」コンボボックスでは、システムが前もって選択した供給者の名前を表示します。
   • 「Chart of Account」フィールドでは、システムがデフォルトのCoA AP一時を表示します。これは、商品受領取引の一時的な債務アカウントとなります。このアカウントは、GRN取引の仕訳を作成するために使用されます。
   • 「Delivery Term」コンボで、配送取引の条件を選択します。
   • 「Employee」コンボボックスで、この文書の発行に関連する商品受領担当者の名前を選択します。
   • 「Contact」フィールドに、必要に応じて他の担当者の名前を入力します。
   • 「Shipping Agent」コンボボックスで、各取引の出荷代理店を選択します。
   • 「Machine」コンボボックスに、注文が特定の機械に関連している場合はその機械の名前を記入します。関連していない場合は無視してください。

5. これらのデータを完成させると、システムは自動的に前回のPO取引から取得した製品を表示します。

   • PO No, 各製品の参照PO番号を含みます。必要に応じて1つのGRNで複数のPO番号を一度に受け取ることができます。
   • Product, 選択した製品の名前情報を含みます。
   • Warehouse, 製品が保管される倉庫の場所を含みます。
   • Quantity, 受け取った製品の数量を含みます。必要に応じて変更してください。
   • PO Qty, 各製品の全PO数量を示します。
   • Rec Qty, 受け取った商品の総数量を表示します。
   • CoA, 各製品から引き落とされるアカウント情報を含みます。
   • Note, 注文した各製品に対してノート機能でより詳細で具体的なメモを作成します。

6. 完了したら、取引の上部にある「Save」ボタンをクリックしてデータを保存します。

7. 取引の上にあるナビゲーションボタンで、必要な取引ステータスを変更します。システムが提供する選択肢は以下の通りです：

   • Entry, GRNフォーム取引データをシステムに登録する過程にあります。このステータスでは、データはまだ編集や削除が可能です。
   • Confirm, 取引データはシステムに確認されましたが、まだポストされていません。このステータスでは、データは確認ステータスを先に修正ステータスに変更しない限り、編集できません。
   • Running, 取引データはシステムにポストされます。このステータスは、確認ステータスの後に実行されます。Runningステータスを使用しない場合、次のフォーム（この場合はSIフォーム）に進むことはできません。また、確認ステータスと同様に、Runningステータス下のデータを編集するには、先に修正ステータスに変更する必要があります。
   • Revise, このステータスはデータ編集専用で、このフォームの取引データを削除/排除することはできません。
   • Pending, この取引フォームは一時的に延期するために一時的に閉じられます。このステータスは、再開するためにまだ開くことができます。このGRNフォームからSupplier Invoiceフォームを開き続けて、GRNフォームにPendingステータスを与えると、Supplier Invoice取引フォームおよびPaymentも延期（延期）を経験します。
   • Cancel, 取引フォームはキャンセルされ、再度開くことはできません。
   • Close, 全ての取引フォームは閉じられ、再度開くことはできません。

8. EntryステータスをConfirmに変更し、次にRunningに変更してこの取引を投稿し、次のフォームに進む場合はウィザード機能を使用しますが、次の取引（この場合はSupplier Invoice）には手動方式（項目の追加）も使用できます。

9. 取引書類を表示するには、Previewボタンをクリックします。