購入依頼

購入依頼は、会社の従業員が会社の活動に必要なアイテムについて部門マネージャーに知らせるために使用する内部会社文書です。その後、部門マネージャーは、承認されたタイプの商品と商品の数量についての要求を承認または改訂することができます。

PR文書は、二重の注文や予想外の仕様の注文を防ぐために使用することができます。さらに、PRは、サプライヤーからの価格見積もりを依頼するための基準として使用され（RFQ）、その後、購入注文の発行プロセスに進むことができます。

設定

購入依頼トランザクションを記録するには、調達メニューを選択し、購入依頼メニューをクリックします。システムは、図5.1.1のようなPRトランザクションメニューを表示します。

図5.1.1 - 購入依頼

以下は、購入依頼トランザクションを完成させるための手順です：

1. MPR Noフィールドでは、システムが自動的に番号を提供しますが、必要に応じてまたは会社の基準に従って編集することができます。

2. 日付フィールドでは、システムがこのフォームが開かれたときのコンピュータの日付と一致する日付を提供します。しかし、必要に応じてこの購入依頼フォームの日付を編集することができます。

3. 要求日フィールドには、注文した商品が必要な日付を入力します。システムは、このフォームが開かれたときのコンピュータの日付と一致する日付を提供します。必要に応じて日付を変更してください。

4. Typeコンボボックスでは、必要な購入依頼のタイプを選択します。会社が必要とするPRのタイプやタイプを定義することができます。

5. Priorityコンボボックスでは、必要な優先度レベルを選択します。システムは、低、中、高の優先度オプションを提供します。

6. Supplierコンボボックスでは、事前にStatic Dataメニューで登録されたサプライヤーの名前を選択します。

7. Contactフィールドでは、提出された購入注文に責任を持つサプライヤー会社の担当者（連絡先）の名前を入力します。

8. Requestorコンボボックスでは、注文を必要とする従業員の名前を選択します。

9. Divisionコンボボックスでは、会社が部門ごとに割り当てる場合、この注文に責任を持つ部門を選択します。

10. Departmentコンボボックスでは、会社が部門ごとに割り当てる場合、この注文に責任を持つ部門の名前を選択します。

11. Projectコンボボックスでは、要求されたトランザクションに関連するプロジェクトを選択します。

12. Machineコンボボックスには、注文が特定の機械要件に関連している場合は機械の名前を記入します。関連性がない場合は無視します。

13. Supplierコンボボックスで、希望のサプライヤーを選択します。サプライヤーの選択を含める必要がない場合は空白のままにします。

14. データを入力し終えた後、システムは自動的に製品の選択欄を表示します。あなたのニーズに合わせて製品を入力します：

    • Product, 事前に登録した製品リストから製品名やコードを検索します
    • Quantity, 注文したい製品の数量を入力します
    • Price, オプションです。必要な場合は記入し、不要な場合は空白のままにします
    • Request Date, アイテムの必要な具体的な日付を入力します。このリクエスト日フィールドは、より具体的な製品ニーズ情報を提供するためのものです
    • 終了したらAdd Productをクリックします。システムが選んだ製品をトランザクション詳細に入力します
    • 他に必要な製品の新たな選択を行い、それをトランザクション詳細リストに追加するためにAdd Productボタンをクリックします

15. トランザクション詳細セクションには、以下のような追加情報がありますので、理解しておく必要があります：

    • Tax, デフォルトでは、マスターパートで該当商品に設定された設定に基づいて取引に適用される税データを表示します
    • PPh, 上記のVAT Taxと同様に、関連商品が特定のPPhレートに対象となる場合、システムはPPh控除を有効にします
    • Amount, トータルのqty x priceを表示します
    • PO Qty, 関連商品の注文されたQtyまたはそのPOドキュメントをお知らせします
    • O/S PO, まだ注文されていない商品のqtyまたはそのPOを表示します
    • GRN Qty, 関連サプライヤーからのDOドキュメントまたは会社が受け取った関連商品のQtyをお知らせします
    • O/S GRN, 会社がまだ受け取っていない商品のQtyを表示します
    • Note, 注文する各製品に対して詳細かつ具体的なメモをNote機能で作成します。

16. 全て終了したら、トランザクションの上部にある「Save」ボタンをクリックしてデータを保存します。

17. トランザクション上部のナビゲーションボタンで、必要なトランザクションステータスの変更を行います。システムが提供する選択肢は以下の通りです：

    • Entry, まだPRフォームのトランザクションデータをシステムに登録する過程にあります。このステータスでは、データはまだ編集や削除が可能です。
    • Confirm, トランザクションデータはシステムに確認されますが、まだ投稿されていません。このステータスでは、データを編集するためにはまずConfirmステータスをReviseステータスに変更する必要があります。
    • Running, トランザクションデータがシステムに投稿されます。このステータスはConfirmステータスの後に実行されます。Runningステータスを使用しない場合、次のフォーム（この場合はPOフォーム）に進むことはできません。Confirmステータスと同様に、データを編集するためにはまずRunningステータスをReviseステータスに変更する必要があります。
    • Revise, このステータスはデータの編集のみに使用されますが、このフォームのトランザクションデータを削除/除去（全て）することはできません。
    • Pending, トランザクションフォームは一時的に閉じられ、延期することを意図しています。このステータスはまだ開いて続けることができます。PRフォームからPOフォーム、GRN、およびSupplier Invoiceに進んでいて、PRフォームにPendingステータスを付ける場合、POトランザクションフォーム、GRN/Receive Invoice/Receiptも延期されます（postpone）。
    • Cancel, トランザクションフォームはキャンセルされ、再開することはできません。
    • Close, 全てのトランザクションフォームが閉じられ、再開することはできません。

18. EntryステータスをConfirmに変更し、次にRunningにしてこのトランザクションを投稿します。次のフォームに進む場合はウィザード機能を使用しますが、この場合の次のトランザクションであるPurchase Orderでは、手動方法（アイテム追加）も使用することができます。

19. トランザクションドキュメントを表示するには、Previewボタンをクリックします。