Purchase Requisition
Purchase Requisition merupakan dokumen internal perusahaan yang digunakan oleh pegawai perusahaan untuk memberi informasi kepada manager departemen tentang barang-barang yang mereka perlukan untuk aktivitas perusahaan. Manager Departemen selanjutnya dapat menyetujui atau melakukan Revisi atas permintaan bersangkutan untuk jenis barang yang disetujui, maupun kuantitas barang.
Dokument PR dapat digunakan untuk menghindari terjadinya pemesanan ganda atau diluar spec yang diharapkan. Selanjutnya, PR dijadikan dasar untuk meminta Surat Penawaran Harga dari Supplier (RFQ) untuk kemudian dilanjutkan ke proses penerbitan Purchase Order.
Setup
Untuk mencatat transaksi Purchase Requisition, pilih menu Procurement lalu klik menu Purchase Requisition. Sistem akan menampilkan menu transaksi PR seperti pada gambar 5.1.1
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melengkapi transaksi Purchase Requisition
Pada field MPR No, system secara otomatis akan memberikan penomoran akan tetapi Anda masih bisa mengedit sesuai dengan kepentingan atau standar perusahaan.
Pada field Date, sistem akan memberikan tanggal yang sama dengan tanggal pada computer Anda pada saat form ini dibuka. Tetapi Anda dapat mengedit tanggal form Purchase Request ini sesuai dengan kepentingan Anda.
Pada field Request Date, ketik tanggal kebutuhan terhadap product yang dipesan. Sistem akan memberikan tanggal yang sama dengan tanggal pada computer Anda pada saat form ini dibuka. Lakukan perubahan tanggal jika diperlukan.
Pada combo box Type, pilih jenis Purchase Request yang diperlukan. Anda dapat mendefinisikan sendiri type atau jenis PR yang dibutuhkan perusahaan.
Pada combo box Priority, pilih level priority yang diperlukan. Sistem menyediakan opsi Low, Medium, ataupun High Priority.
Pada combo box Supplier, pilih nama suplier yang sebelumnya telah didaftarkan pada menu Static Data.
Pada field Contact, ketikkan nama orang (contact person) dari perusahaan supplier yang bertanggung jawab atas pesanan pembelian yang telah diajukan.
Pada combo box Requestor, pilih nama karyawan Anda yang membutuhkan pesanan tersebut.
Pada combo box Division, pilih divisi yang bertanggung jawab atas pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per divisi.
Pada combo box Department, pilih nama department yang bertanggung jawab atas pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per department.
Pada combo box Project, pilih project yang terkait atas transaksi request bersangkutan.
Pada combo box Machine, cantumkan nama mesin jika pesanan terkait dengan keperluan mesin tertentu. Abaikan jika tidak berkaitan.
Pada combo box Supplier, pilih supplier yang diinginkan. Kosongkan jika tidak diperlukan untuk mencantumkan pilihan supplier.
Setelah melengkapi data data tersebut, secara otomatis sistem akan menampilkan kolom pilihan pengisian product. Lakukan pengisian product sesuai kebutuhan Anda:
Product, lakukan searching product name atau code dari daftar product yang sudah Anda daftarkan sebelumnya
Quantity, isi kuantitas produk yang ingin dipesan
Price, bersifat opsional. Isi jika diperlukan, dan kosongkan jika tidak diperlukan
Request Date, ketik tanggal spesifik kebutuhan barang bersangkutan. Field request date ini bersifat ke informasi kebutuhan product secara lebih spesifik
Klik Add Product setelah selesai. Selanjutnya sistem akan memasukkan product yang telah anda pilih ke dalam detil transaksi
Lakukan pemilihan ulang untuk product lainnya yang Anda perlukan, lalu klik tombol Add Product untuk menambahkannya ke list detil transaksi
Pada bagian detil transaksi, ada beberapa informasi tambahan yang perlu Anda fahami sebagai berikut :
Tax, secara default akan menampilkan data pajak yang akan dikenakan pada transaksi sesuai dengan setup yang telah di tentukan pada product bersangkutan di master part
PPh, seperti halnya Tax PPN di atas, sistem juga akan mengaktifkan pemotongan PPh jika product bersangkutan dikenakan tarif PPh tertentu
Amount, menampilkan total qty x price
PO Qty, akan menginformasikan kepada Anda jumlah Qty dari product bersangkutan yang telah di terbitkan pesanan-nya atau dokumen PO nya
O/S PO, menampilkan berapa jumlah qty barang yang masih belum dibuatkan pesanan-nya atau PO nya
GRN Qty, akan menginformasikan kepada Anda jumlah Qty dari product bersangkutan yang telah di diterima oleh perusahaan atau dokumen DO nya dari Supplier terkait
O/S GRN, menampilkan jumlah Qty barang yang masih belum diterima oleh perusahaan
Note, buat catatan lebih detil dan spesifik pada fasilitas Note di setiap produk yang Anda pesan.
Setelah selesai, klik tombol Save di bagian atas transaksi untuk melakukan penyimpanan data.
Pada tombol navigation di atas transaksi, lakukan perubahan status transaksi yang diperlukan. Pilihan yang disediakan oleh sistem adalah:
Entry, masih dalam proses mendaftarkan data transaksi form PR kedalam sistem. Pada status ini data masih dapat diedit dan dihapus.
Confirm, data transaksi dikonfirmasikan ke sistem tetapi belum terposting. Pada status ini data tidak dapat diedit kecuali status Confirm diubah terlebih dahulu menjadi status Revise.
Running, data transaksi diposting kedalam sistem. Status ini dijalankan setelah status Confirm, jika Anda tidak menggunakan status Running maka Anda tidak akan bisa melanjutkan ke form berikutnya (dalam hal ini form PO) . Sama halnya dengan status Confirm, untuk mengedit data status Running terlebih dahulu harus diubah ke status Revise.
Revise, status ini digunakan hanya untuk mengedit data tetapi tidak dapat menghapus/ menghilangkan (semua) data transaksi pada form ini.
Pending, form transaksi tersebut ditutup sementara dengan maksud penundaan. Status ini masih bisa dibuka untuk dilanjutkan kembali. Jika dari form PR tersebut Anda telah melanjutkan membuka form PO, GRN, dan Supplier Invoice dan Anda memberikan status Pending pada form PR tersebut, maka form transaksi PO, GRN/Receive Invoice/Receipt juga akan mengalami penundaan (postpone).
Cancel, form transaksi dibatalkan dan tidak dapat dibuka kembali.
Close, semua form transaksi ditutup dan tidak dapat dibuka kembali.
Ganti status Entry menjadi Confirm, kemudian Running untuk memposting transaksi ini dan gunakan fasilitas wizard jika Anda ingin melanjutkan ke form berikutnya, tetapi Anda juga dapat menggunakan cara manual (add item) pada transaksi berikutnya dalam hal ini Purchase Order.
Untuk menampilkan dokumen transaksi, klik tombol Preview.