본문으로 건너뛰기

발주서

발주서(Purchase Order, PO)는 공급업체로부터 주문한 상품에 대한 요약 정보를 담고 있는 문서입니다. 이 문서는 구매자가 공급업체로부터 원하는 상품에 대한 합의를 담은 공식 계약서 역할을 합니다. 발주서 문서에는 구매 조건 및 구매할 상품의 사양과 관련된 완전한 정보가 포함됩니다.

Soficloud는 발주 (PR) 문서 및 입고 (GRN) 문서에 대한 모니터링 기능을 통해 주문 진행 상황 정보를 실시간으로 제공합니다. 자동 번호 매기기 형식과 PO 문서 유형의 추가로 인해 거래 분석이 더욱 정확하고 명확해집니다. 또한, 거래 요구 사항에 따라 다양한 발주서 디자인을 생성하고 중요한 추가 정보를 위한 확장 필드를 추가할 수 있습니다.

설정​

발주서 거래를 기록하기 위해 구매 메뉴를 선택한 후 발주서 메뉴를 클릭하십시오. 시스템은 그림 5.1.2에 표시된 대로 PR 거래 메뉴를 표시합니다.

Purchase Order

그림 5.1.2 - 발주서

다음은 발주서 거래를 완료하기 위한 단계입니다:

  1. 발주서 거래를 열었을 때 발주 품목을 추가하려면 "Add Item" 버튼을 클릭하십시오. 그림 5.1.2a 참조:

Purchase Order

그림 5.1.2a - 발주서

  1. 그다음, 시스템은 그림 5.1.2b에 표시된 "add item" 양식을 표시합니다. PO 거래에 이어질 PR 및 공급업체 데이터를 선택하십시오. 시스템은 자동으로 주문한 제품에 대한 모든 정보를 발주서 거래로 전송합니다. 필요한 경우 제품을 삭제하거나 수량을 수정하십시오. PO 거래를 생성하려면 "Create" 버튼을 클릭하십시오.

Purchase Order

그림 5.1.2b - 품목 추가

  1. PR 거래에서 "Add Item" 프로세스를 완료한 후, 시스템은 이전에 선택한 PR에서 가져온 정보가 포함된 발주서 거래 양식을 표시합니다.

  2. 데이터의 정확성을 확인하기 위해 다시 확인하십시오. 발주서 거래의 정보에 대한 자세한 설명은 다음과 같습니다:

    • 발주 번호 필드에서 시스템은 자동으로 번호를 제공하지만, 회사의 관심사나 기준에 따라 편집할 수 있습니다.
    • 날짜 필드에서 시스템은 이 양식을 열 때 컴퓨터의 날짜와 동일한 날짜를 제공합니다. 그러나 필요에 따라 발주서 양식의 날짜를 편집할 수 있습니다.
    • 발주서 유형 콤보 상자에서 필요한 발주서 유형을 선택하십시오. 회사가 필요한 유형이나 종류의 발주서를 정의할 수 있습니다.
    • 공급업체 콤보 상자에서 이전에 선택한 공급업체의 이름이 표시됩니다. 필요한 경우 변경할 수 있습니다.
    • 연락처 필드에는 발주서를 제출한 공급업체의 담당자(연락 담당자)의 이름을 입력하십시오.
    • 지불 조건 콤보 상자에서 관련된 PO의 지불 조건을 선택하십시오. 기본적으로 시스템은 이전에 완료된 지불 조건 정보와 관련된 선택한 공급업체의 지불 조건을 표시합니다.
    • 구매 담당자 콤보 상자에서 문서 발행과 관련된 구매 담당자의 이름을 선택하십시오.
    • 부서 콤보 상자에서 회사가 부서별로 할당하는 경우 이 주문과 관련된 부서 이름을 선택하십시오.
    • 프로젝트 콤보 상자에서 해당 요청 거래와 관련된 프로젝트를 선택하십시오.
    • 특정 기계의 요구 사항과 관련된 경우 기계 콤보 상자에 기계 이름을 포함하십시오. 관련이 없으면 무시하십시오.
    • 참조 번호 필드에 필요한 경우 참조 번호 정보를 입력하십시오.

  3. 데이터 입력이 완료되면, 시스템은 이전 PR 거래에서 가져온 제품을 자동으로 표시합니다.

    • 제품: 선택한 제품의 이름 정보를 포함합니다.
    • 수량: 주문하려는 제품의 수량을 포함합니다. 필요에 따라 변경할 수 있습니다.
    • 수령 수량: 해당 제품의 수령된 수량을 알려줍니다.
    • 미수량: 아직 수령되지 않은 상품의 수량을 표시합니다.
    • 세금: 기본적으로 상품 마스터에서 설정된 세금 정보에 따라 거래에 부과될 세금 데이터를 표시합니다.
    • PPh: 위의 PPN 세금과 마찬가지로, 관련 제품이 특정 PPh 비율에 따라 과세 대상인 경우 PPh 공제를 활성화합니다.
    • 가격: 관련 제품의 가격 정보를 포함합니다. 필요에 따라 가격을 입력하거나 편집할 수 있습니다.
    • 금액: 총 수량 x 가격을 표시합니다.
    • 요청 일자: 관련 제품이 필요한 날짜 정보를 포함합니다.
    • CoA: 관련 제품에서 차변으로 기입할 계정 정보를 포함합니다.
    • 참고: 주문하는 각 제품에 대해 자세하고 구체적인 메모를 생성할 수 있는 참고 사항 기능을 제공합니다.

  4. 작업을 완료한 후, 거래 상단에 있는 저장 버튼을 클릭하여 데이터를 저장합니다.

  5. 거래 위에 있는 탐색 버튼을 사용하여 필요에 따라 거래 상태를 변경하세요. 시스템에서 제공하는 선택지는 다음과 같습니다:

    • 등록(Entry): PR 양식 거래 데이터를 시스템에 등록하는 과정입니다. 이 상태에서는 데이터를 편집하고 삭제할 수 있습니다.
    • 확인(Confirm): 거래 데이터가 시스템에 확인되었지만 아직 게시되지 않았습니다. 이 상태에서는 Confirm 상태를 Revise 상태로 변경하지 않는 이상 데이터를 편집할 수 없습니다.
    • 실행(Running): 거래 데이터가 시스템에 게시되었습니다. 이 상태는 Confirm 상태 이후에 실행되며, 실행 상태를 사용하지 않으면 다음 양식(이 경우 GRN 양식)으로 진행할 수 없습니다. Confirm 상태와 마찬가지로, 실행 상태의 데이터를 편집하려면 먼저 Revise 상태로 변경해야 합니다.
    • 수정(Revise): 이 상태는 데이터를 편집하는 데 사용되지만 해당 양식의 모든 거래 데이터를 삭제할 수는 없습니다.
    • 대기(Pending): 거래 양식이 일시적으로 지연을 위해 닫혀있는 상태입니다. 이 상태에서는 계속해서 열 수 있습니다. 만약 해당 PO 양식에서 GRN/Receive Invoice/Payment 거래 양식을 계속해서 열었고, PO 양식에 대기 상태를 지정한 경우, GRN/Receive Invoice/Payment 거래 양식도 연기됩니다.
    • 취소(Cancel): 거래 양식이 취소되어 다시 열 수 없습니다.
    • 종료(Close): 모든 거래 양식이 닫혀서 다시 열 수 없습니다.

  6. 등록(Entry) 상태를 확인(Confirm)으로 변경한 다음, 실행(Running)으로 거래를 게시하고 다음 양식으로 진행하려면 마법사 기능을 사용할 수 있습니다. 그러나 다음 거래에서 수동 방법(아이템 추가)을 사용할 수도 있습니다. 이 경우, Goods Receipt Note를 의미합니다.

  7. 거래 문서를 표시하려면 미리 보기(Preview) 버튼을 클릭하세요.

  8. 필요한 경우 문서를 공급업체의 이메일 주소로 보내려면 이메일 보내기(Send Email)를 클릭하세요.