Mengatur Menu Proses Bulanan

Untuk menghasilkan laporan keuangan pada setiap akhir periode akuntansi, perlu dilakukan proses terhadap transaksi-transaksi yang telah kita catat dalam menu transaction. SOFICloud menyediakan berbagai menu proses untuk memproses transaksi yang telah kita input tersebut. Jenis proses yang perlu dilakukan tergantung dari sejauh mana Anda menggunakan fasilitas yang terdapat pada program. Sebagai contoh, jika Anda menggunakan fasilitas auto adjust inventory, maka menu prosesnya harus diaktifkan, jika tidak maka menu prosesnya di non-aktifkan. Menu process pada bagian setup menu ini hanya berfungsi untuk mengatur proses-proses mana saja yang perlu diaktifkan atau dinon-aktifkan. Adapun untuk menjalankan menu proses sebenarnya ada pada menu Process.

Terdapat 3 pilihan Condition pada combo box condition:

1. Active, menandakan bahwa menu proses tersebut dalam kondisi aktif
2. Non Active, menandakan bahwa menu proses tersebut dalam kondisi tidak aktif
3. Optional, menandakan bahwa menu proses tersebut digunakan pada saatsaat tertentu saja.

Pada saat Anda membuka menu Process nantinya, sistem secara otomatis akan mengaktifkan menu proses dengan kondisi aktif. Menu proses dengan kondisi optional tidak akan aktif. Hal ini untuk memudahkan pengguna untuk memilih menu proses yang harus dilakukan. Lihat pada gambar 2.6.

Setup

Gambar 2.6 - Setup Process

Berikut ini adalah penjelasan detil dari masing-masing menu process yang perlu dijalankan

1. Auto Jurnal Inventory

   Menu proses Auto Journal Inventory berfungsi untuk memproses jurnal penyesuaian (adjustment) persediaan barang dagang secara otomatis. Proses penyesuaian barang dagang dilakukan jika anda menggunakan metode perhitungan phisik terhadap persediaan barang dagang

2. Auto Journal Fixed Asset Depr

   Auto Journal Fixed Asset Depreciation berfungsi untuk menjurnal seluruh Biaya Depresiasi Fixed Asset yang anda miliki. Sumber nilai depresiasi fixed asset diperoleh sistem dari hasil perhitungan depresiasi yang telah anda proses pada menu Fixed Asset

3. Auto Jurnal Recurring

   Untuk merealisasikan (mencatat) seluruh jurnal yang telah anda input pada Jurnal Berulang (Recurring Journal) sebelumnya, klik combo box Auto Jurnal Recurring. Seperti halnya auto jurnal depresiasi fixed asset, nilai auto journal recurring didapat dari tabel depresiasi recurring yang telah anda proses pada menu jurnal recurring sebelumnya.

4. Journal Posting

   Journal posting berfungsi untuk men-syahkan (mem-posting) mutasi saldo dari setiap perkiraan yang telah anda catat pada modul jurnal berdasarkan kelompok perkiraannya masing-masing ke dalam Buku Besar (Ledger) dan Neraca Percobaan (Trial Balance). Proses journal posting juga akan memosting nilai mutasi setiap perkiraan tersebut tersebut ke dalam Laporan Keuangan

5. Calc/Post Forex Realize (A/R–A/P)

   Menu Calc/Post Forex Realize berfungsi untuk menghitung selisih kurs dari setiap Piutang dan Hutang yang telah terealisasi. Nilai selisih kurs didapat dari perbandingan kurs pada saat transaksi Penjualan/Pembelian terjadi dan pada saat kurs transaksi Penerimaan Piutang atau Pembayaran Hutang terjadi. Nilai selisih kurs akan ditampung pada perkiraan selisih kurs yang telah anda tentukan pada saat membuat perkiraan (Chart of Account) Piutang/Hutang sebelumnya

6. Calc/Post Forex Revaluation (Cash-Bank)

   Berbeda dengan perkiraan Piutang/Hutang, perkiraan Kas dan Bank merupakan perkiraan yang nilainya nyata (real) dalam bentuk uang kontan maupun uang yang tersimpan di Bank yang sewaktu-waktu dapat dipergunakan perusahaan dalam kegiatan operasionalnya. Dengan sifat perkiraan yang demikian, maka jika terjadi perbedaan kurs pada saat awal periode pencatatan dan pada saat periode akhir pencatatan, maka nilai tersebut merupakan nilai yang telah terealisasi (realize) jika nilai tersebut dikonversikan. Seluruh laba ataupun rugi yang diakibatkan selisih kurs dari kas dan bank, oleh sistem akan langsung mempengaruhi Laporan laba rugi anda. Jalankan proses Forex Revaluation Kas dan Bank jika anda menginginkan perhitungan selisih kurs dari perkiraan kas dan bank anda.

7. Calc/Post Forex Revaluation (A/R-A/P)

   Calc/ Post Forex Revaluation (AR/AP) berfungsi untuk menghitung selisih kurs dari Piutang/ Hutang yang belum terealisasi. Sistem akan menghitung nilai selisih kurs tersebut secara komulatif dari seluruh Piutang/Hutang yang masih berstatus belum terealisasi (Outstanding Invoice). Nilai selisih kurs tersebut akan langsung mempengaruhi laporan Laba/Rugi anda pada pos perkiraan selisih kurs yang telah anda tentukan sebelumnya.

8. Calc/Post Monthly Profit/Loss

   Calc/Post Monthly Profit Loss berfungsi untuk menghitung saldo Laba/Rugi dari perkiraan-perkiraan nominal yang telah anda tentukan sebelumnya. Sistem akan menghitung selisih atas perkiraan-perkiraan nominal yang memiliki normal balance Credit (perkiraan pendapatan) dan perkiraaan yang memiliki normal balance Debit (perkiraan biaya). Selisih nilai tersebut (Laba atau Rugi) akan ditampung dalam perkiraan Ikhtisar Laba/Rugi (P/L Summary). Selanjutnya nilai tersebut juga akan dikonversikan pada perkiraan real Laba Ditahan Berjalan (Current Earning) pada laporan neraca. Dengan demikian, saldo perkiraan Ikhtisar Laba Rugi akan senantiasa sama dengan saldo perkiraan Laba Ditahan Berjalan (Current Earning)

9. Calc/Update Total Account

   Calc/Update Total berfungsi untuk mengakumulasikan perkiraan-perkiraan ber-type Detail kedalam perkiraan-perkiraan bertipe Total yang merupakan Induk perkiraan detil bersangkutan. Sebagai contoh, jika anda merancang suatu perkiraan bertipe Total untuk perkiraan Bank, maka perkiraan-perkiraan detil dari bank bersangkutan akan diakumulasikan nilainya ke dalam perkiraan Bank bertipe Total tersebut. Pemberian level perkiraan pada modul Chart of Account sebelumnya akan sangat mempengaruhi pengalokasian perhitungan perkiraan Detil ke perkiraan bertipe Total tersebut. Jalankan menu Update Total Account setiap kali anda ingin menghasilkan laporan keuangan.

10. End of Period Menu End of Period berfungsi untuk memindahkan seluruh saldo perkiraan akhir bulan anda kedalam saldo awal periode selanjutnya. Jalankan menu End of Period setiap kali proses untuk menghasilkan laporan keuangan dilakukan.

11. Monthly Closing/Opening

    Jika proses-proses untuk menghasilkan laporan keuangan telah selesai dijalankan, dan nilainya telah sesuai dengan nilai yang anda inginkan, anda dapat menjalankan proses Monthly Closing/Opening untuk mengunci transaksi dan proses pada periode bersangkutan. Dengan Monthly Closing Opening, akan menjaga kemungkinan peng- inputan data pada periode yang telah diselesaikan serta kemungkinan terprosesnya data pada periode yang juga telah anda proses. Bila sewaktu-waktu anda menginginkan penambahan data baru pada periode yang telah anda close, anda dapat menjalankan proses opening kembali.

12. Calculate and Post Yearly Profit/Loss

    Menu Calculate and Post Yearly Profit/Loss berfungsi untuk menjalankan perhitungan Laba/Rugi tahunan serta memindahkan saldo laba/rugi tersebut (Laba ditahan berjalan/current earning) kedalam saldo laba ditahan (retained 119 earning). Menu ini juga berfungsi untuk menjalankan proses jurnal penutup periode akhir tahun fiskal terhadap seluruh perkiraan bertype nominal yang anda miliki. Jalankan menu calculate and post yearly profit/loss pada setiap periode awal tahun fiskal yang telah anda tentukan