Invoice
Invoice adalah modul penting lainnya dalam aplikasi SOFICloud ERP yang digunakan untuk mengelola proses penagihan atau faktur kepada pelanggan. Dalam modul ini, perusahaan dapat menghasilkan faktur penjualan atau tagihan untuk produk atau jasa yang telah dijual kepada pelanggan.
Dalam Invoice, perusahaan dapat memasukkan informasi tentang pelanggan, produk atau jasa yang dijual, jumlah yang dipesan, harga, tanggal pengiriman, dan metode pembayaran. Setelah faktur penjualan dibuat, sistem SOFICloud ERP akan secara otomatis membuat catatan piutang, melakukan verifikasi, dan memprosesnya dalam akun pelanggan.
Manfaat utama dari menggunakan modul Invoice dalam aplikasi SOFICloud ERP adalah memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses penagihan dengan lebih efisien dan akurat. Dengan menggunakan Invoice, perusahaan dapat mempercepat waktu penagihan, meningkatkan akurasi, dan mengoptimalkan pengelolaan keuangan perusahaan. Selain itu, Invoice juga membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan informasi yang akurat tentang tagihan dan metode pembayaran.
Setup
Untuk mencatat transaksi Invoice, pilih menu Sales lalu klik menu Invoice. Sistem akan menampilkan menu transaksi Invoice seperti pada gambar 5.4
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melengkapi transaksi Invoice
Klik tombol Add Item [+] pada list transaksi Invoice yang telah Anda buka. Lihat pada gambar 5.4a.
Selanjutnya sistem akan menampilkan form add item seperti pada gambar 5.4b. Lakukan filtering Customer. Tick transaksi yang diinginkan lalu klik tombol Create untuk membuat transaksi Invoice.
Setelah dilakukan proses Add Item dari transaksi DO, selanjutnya sistem kan menampilkan form transaksi Invoice yang telah berisi informasi dari DO yang telah dipilih sebelumnya.
Lakukan pengecekan ulang untuk memastikan kebenaran data. Berikut adalah penjelasan detil tentang informasi yang ada pada transaksi Invoice :
Pada field Invoice No, system secara otomatis akan memberikan penomoran akan tetapi Anda masih bisa mengedit sesuai dengan kepentingan atau standar perusahaan.
Pada combo box Invoice Type, pilih tipe invoice sesuai kebutuhan.
Pada field Issue Date, sistem akan memberikan tanggal yang sama dengan tanggal pada computer Anda pada saat form ini dibuka. Tetapi Anda dapat mengedit tanggal form Invoice ini sesuai dengan kebutuhan transaksi.
Pada field Invoice Date, ketik tanggal dokumen faktur.
Pada field Tax No, isi nomor dokumen faktur pajak jika diperlukan.
Pada field Tax Date, isi tanggal faktur pajak.
Pada combo box Customer, sistem akan menampilkan nama customer yang sebelumnya telah Anda pilih.
Pada kolom Bill to, akan menampilkan customer yang ditagih. Secara default akan sama, tapi bisa berbeda jika diperlukan.
Pada field Journal No, sistem akan menampilkan nomor jurnal otomatis yang telah dibuat oleh sistem.
Pada combo box Journal Type, berisi informasi type journal dari transaksi bersangkutan.
Pada combo box Chart of Account, pilih akun piutang customer yang akan digunakan.
Pada combo box Division, pilih divisi yang bertanggung jawab atas pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per divisi.
Pada combo box Department, pilih nama department yang bertanggung jawab atas pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per department.
Pada combo box Project, pilih project yang terkait atas transaksi request bersangkutan.
Pada combo box Salesman, sistem akan menampilkan nama salesman dari transaksi penjualan tersebut.
Setelah melengkapi data data tersebut, secara otomatis sistem akan menampilkan product yang telah Anda ambil dari transaksi PR sebelumnya.
DO No, berisi informasi nomor DO dari transaksi yang telah dipilih sebelumnya.
Part Name/ Product, berisi informasi nama produk yang telah dipilih.
Quantity & UoM, berisi kuantitas produk yang dijual. Lakukan perubahan jika diperlukan.
Tax, secara default akan menampilkan data pajak yang akan dikenakan pada transaksi sesuai dengan setup yang telah di tentukan pada product bersangkutan di master part.
PPh, seperti halnya Tax PPN di atas, sistem juga akan mengaktifkan pemotongan PPh jika product bersangkutan dikenakan tarif PPh tertentu.
Price, berisi informasi harga dari produk bersangkutan. Lakukan entry atau editing harga jika diperlukan.
Amount, menampilkan total qty x price.
CoA, berisi informasi nomor akun penjualan secara default. Ubah jika diperlukan.
Note, buat catatan lebih detil dan spesifik pada fasilitas Note di setiap produk yang Anda pesan.
Setelah selesai, klik tombol Save di bagian atas transaksi untuk melakukan penyimpanan data.
Pada tombol navigation di atas transaksi, lakukan perubahan status transaksi yang diperlukan. Pilihan yang disediakan oleh sistem adalah:
Entry, masih dalam proses mendaftarkan data transaksi form Invoice kedalam sistem. Pada status ini data masih dapat diedit dan dihapus.
Confirm, data transaksi dikonfirmasikan ke sistem tetapi belum terposting. Pada status ini data tidak dapat diedit kecuali status Confirm diubah terlebih dahulu menjadi status Revise.
Running, data transaksi diposting kedalam sistem. Status ini dijalankan setelah status Confirm, jika Anda tidak menggunakan status Running maka Anda tidak akan bisa melanjutkan ke form berikutnya (dalam hal ini form Receive). Sama halnya dengan status Confirm, untuk mengedit data status Running terlebih dahulu harus diubah ke status Revise.
Revise, status ini digunakan hanya untuk mengedit data tetapi tidak dapat menghapus/ menghilangkan (semua) data transaksi pada form ini.
Pending, form transaksi tersebut ditutup sementara dengan maksud penundaan. Status ini masih bisa dibuka untuk dilanjutkan kembali.
Cancel, form transaksi dibatalkan dan tidak dapat dibuka kembali.
Close, semua form transaksi ditutup dan tidak dapat dibuka kembali.
Ganti status Entry menjadi Confirm, kemudian Running untuk memposting transaksi ini dan gunakan fasilitas wizard jika Anda ingin melanjutkan ke form berikutnya, tetapi Anda juga dapat menggunakan cara manual (add item) pada transaksi berikutnya dalam hal ini Payment.
Untuk menampilkan mencetak dokumen transaksi, klik tombol Preview.
Klik tombol Send Email untuk mengirim dokumen faktur kepada pelanggan.
Klik tombol Voucher untuk melihat jurnal akuntansi yang telah dibuat.