Sales Order

Sales Order (Surat Pesanan Penjualan) merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pihak penjual setelah diterima-nya Surat Order Pembelian (Purchase Order) dari pihak yang akan membeli barang (Customer). Dokumen Sales Order berisi keterangan barang yang akan dijual, kuantitas, harga jual, serta semua termin yang telah disepakati dengan pihak pembeli.

Dari sisi Sistem Pengendalian Internal perusahaan, dokumen ini sekaligus berfungsi sebagai alat monitoring terhadap proses pengiriman barang dan juga faktur yang telah dan akan diterbitkan. Jika terjadi pengiriman barang secara parsial, maka system akan menginformasikan secara detail jumlah barang yang telah dikirim maupun yang masih ber-status outstanding.

Dengan bantuan system SOFICloud ERP maka kesalahan-kesalahan human error yang mungkin bisa saja terjadi akan bisa diminimalisir. Pengiriman qty yang kurang, yang berlebih, atau dokumen yang tidak diketahui status pengirimannya bisa diatasi dengan bantuan system.

Setup

Untuk mencatat transaksi Sales Order, pilih menu Sales lalu klik menu Sales Order. Sistem akan menampilkan menu transaksi SO seperti pada gambar 5.2.

Gambar 5.2 - Sales Order

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melengkapi transaksi Sales Order :

1. Klik tombol Add Item pada transaksi Sales Order yang telah Anda buka. Lihat pada gambar 5.2a.

Gambar 5.2a - Sales Order Add Item

2. Selanjutnya sistem akan menampilkan form add item seperti pada gambar 5.2b. Lakukan pemilihan data Sales Quotation dan Customer yang akan dilanjutkan ke transaksi SO yang Anda perlukan. Secara otomatis, sistem akan memindahkan semua informasi produk yang dipesan ke dalam transaksi Sales Order. Lakukan delete product atau edit qty jika diperlukan. Klik tombol Create untuk membuat transaksi SO.

Gambar 5.2b - Sales Order - Select SQ

3. Setelah dilakukan proses Add Item dari transaksi SQ, selanjutnya sistem akan menampilkan form transaksi Sales Order yang telah berisi informasi dari SQ yang telah dipilih.

4. Lakukan pengecekan ulang untuk memastikan kebenaran data. Berikut adalah penjelasan detil tentang informasi yang ada pada transaksi Sales Order :

   • Pada field Order No, system secara otomatis akan memberikan penomoran akan tetapi Anda masih bisa mengedit sesuai dengan kepentingan atau standar perusahaan.

   • Pada field Date, sistem akan memberikan tanggal yang sama dengan tanggal pada computer Anda pada saat form ini dibuka. Tetapi Anda dapat mengedit tanggal pada form Sales Order ini sesuai kebutuhan.

   • Pada combo box Customer, sistem akan menampilkan nama customer yang sebelumnya telah Anda pilih. Anda dapat melakukan perubahan jika diperlukan.

   • Pada field Requestor, ketikkan nama orang (contact person) dari perusahaan pelanggan yang berkaitan atas dokumen Sales Order yang telah diajukan.

   • Pada combo box Payment Term, pilih termin pembayaran dari PO bersangkutan. Secara default, sistem akan menampilkan payment term dari pilihan supplier bersangkutan yang telah dilengkapi sebelumnya terkait informasi payment term-nya.

   • Pada field PO No, ketik nomor dokumen PO dari pelanggan.

   • Pada field PO Date, ketik tanggal dokumen PO.

   • Pada combo box Payment Term, pilih termin pembayaran.

   • Pada combo box Salesman, pilih PIC marketing dari transaksi bersangkutan.

   • Pada combo box Division, pilih divisi yang berkaitan dengan pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per divisi.

   • Pada combo box Department, pilih nama department yang terkait atas pesanan ini jika perusahaan Anda melakukan pengalokasian per department.

   • Pada combo box Project, pilih project yang terkait atas transaksi order bersangkutan.

5. Setelah melengkapi data data tersebut, secara otomatis sistem akan menampilkan product yang telah Anda ambil dari transaksi PR sebelumnya.

   • Product, berisi informasi nama produk yang telah dipilih.

   • Quantity, berisi kuantitas produk yang ingin dipesan. Lakukan perubahan jika diperlukan.

   • Tax, secara default akan menampilkan data pajak yang akan dikenakan pada transaksi sesuai dengan setup yang telah di tentukan pada product bersangkutan di master part.

   • PPh, seperti halnya Tax PPN di atas, sistem juga akan mengaktifkan pemotongan PPh jika product bersangkutan dikenakan tarif PPh tertentu.

   • Price, berisi informasi harga dari produk bersangkutan. Lakukan entry atau editing harga jika diperlukan.

   • Amount, menampilkan total qty x price.

   • Req Date, berisi informasi tanggal diperlukannya product bersangkutan.

   • CoA, berisi informasi akun sales yang akan di kredit dari product bersangkutan.

   • Note, buat catatan lebih detil dan spesifik pada fasilitas Note di setiap produk yang Anda pesan.

6. Setelah selesai, klik tombol Save di bagian atas transaksi untuk melakukan penyimpanan data.

7. Pada tombol navigation di atas transaksi, lakukan perubahan status transaksi yang diperlukan. Pilihan yang disediakan oleh sistem adalah:

   • Entry, masih dalam proses mendaftarkan data transaksi form SO kedalam sistem. Pada status ini data masih dapat diedit dan dihapus.

   • Confirm, data transaksi dikonfirmasikan ke sistem tetapi belum terposting. Pada status ini data tidak dapat diedit kecuali status Confirm diubah terlebih dahulu menjadi status Revise.

   • Running, data transaksi diposting kedalam sistem. Status ini dijalankan setelah status Confirm, jika Anda tidak menggunakan status Running maka Anda tidak akan bisa melanjutkan ke form berikutnya (dalam hal ini form DO). Sama halnya dengan status Confirm, untuk mengedit data status Running terlebih dahulu harus diubah ke status Revise.

   • Revise, status ini digunakan hanya untuk mengedit data tetapi tidak dapat menghapus/ menghilangkan (semua) data transaksi pada form ini.

   • Pending, form transaksi tersebut ditutup sementara dengan maksud penundaan. Status ini masih bisa dibuka untuk dilanjutkan kembali. Jika dari form SO tersebut Anda telah melanjutkan membuka form DO, dan Invoice dan Anda memberikan status Pending pada form SO tersebut, maka form transaksi DO/Invoice/Receipt juga akan mengalami penundaan (postpone).

   • Cancel, form transaksi dibatalkan dan tidak dapat dibuka kembali.

   • Close, semua form transaksi ditutup dan tidak dapat dibuka kembali.

8. Ganti status Entry menjadi Confirm, kemudian Running untuk memposting transaksi ini dan gunakan fasilitas wizard jika Anda ingin melanjutkan ke form berikutnya, tetapi Anda juga dapat menggunakan cara manual (add item) pada transaksi berikutnya dalam hal ini Delivery Order.

9. Untuk menampilkan dokumen transaksi, klik tombol Preview.